Der digitale Zwilling der Projektlandschaft

Das sind die Stärken eines digitalen Zwillings:
Wenn ein komplexes System aus der realen Welt in einer virtuellen Welt modelliert und schnell und risikolos optimiert werden kann, um dann die Ergebnisse auf die reale Welt zu übertragen.

In der realen Welt reagieren komplexe Systeme meist sehr träge, d.h. es dauert lange, bis die Ergebnisse sichtbar werden. Jede Anpassungs- und Korrekturschleife danach kostet wiederum viel Zeit und Geld.

Mit dem digitalen Zwilling eines komplexen Systems lassen sich die Auswirkungen von Veränderungen schnell und risikolos berechnen. Nun kann innerhalb strategischer Vorgaben ein Optimum gefunden und Spielraum geschaffen werden.

Diese Ad-hoc-Simulations- und Optimierungsmöglichkeiten sind ein großer Wert des digitalen Zwillings.

Das Konzept des “digitalen Zwillings” ist alles andere als neu. In der Automobil- und Luftfahrtindustrie ist es bereits seit über 30 Jahren bekannt, wo das physische Modell eines Fahrzeugs oder Flugzeugs in der virtuellen Welt nachgebildet wird und Eigenschaften und Verhalten getestet werden können, lange bevor das Produkt tatsächlich existiert.

Die Idee, das Konzept des “digitalen Zwillings” auf abstrakte Systeme anzuwenden, ist jedoch relativ neu.

Eine Projektportfolio-Organisation ist ein solches abstraktes System. Der digitale Zwilling einer Projektportfolio-Organisation von VISBO besteht aus

• den Eckdaten eines jeden Projektes in Bezug auf Start, Ende, Budget, wichtigste Meilensteine und Phasen, benötigte monatliche Ressourcen und Qualifikationsanforderungen, erwartete Ergebnisse und resultierende Einnahmen/Nutzen. Solche Eckdaten gibt es für jedes Projekt, unabhängig von Projekttyp, Planungsmethodik und verwendetem IT-Tool zur Beschreibung des Detailplans.
• die Liste der Projekte, die ein oder mehrere Portfolios definieren
• den Ressourcenpool mit internen und externen Mitarbeitern und deren Fähigkeiten

Mit dem digitalen Zwilling der Projektportfolio-Organisation von VISBO ist es möglich, schnell verschiedene Varianten für Projekte, Portfolios und die Ressourcen- und Skillstruktur zu definieren. So können Unternehmen schnell und einfach herausfinden, welche Auswirkungen es auf Kennzahlen wie Ressourcenauslastung, kurzfristige Liquidität und langfristige Rentabilität hätte, wenn Änderungen am digitalen Zwilling der Projektportfolioorganisation vorgenommen würden. Solche Änderungen sind zum Beispiel:

• Änderungen in der Anzahl der parallel bearbeiteten Projekte
• Änderungen von Umfang, Beginn und Dauer eines oder mehrerer Projekte
• Änderungen im Aufbau des Gesamtportfolios: Pausieren, Stoppen oder Beschleunigen ausgewählter Projekte.
• Änderungen in der Anzahl der Mitarbeiter und der Qualifikationsstruktur
• …

Kurzum: Es gibt viele verschiedene Stellschrauben in der Projektportfolio-Organisation und -Einrichtung, die

• die kurzfristige Liquidität und die langfristige Rentabilität beeinflussen
• Ressourcen- bzw. Prozessengpässe verursachen bzw. vermeiden können

Vorteile des digitalen Zwillings eines Projektportfolios

Ein digitaler Zwilling eines Projektportfolios hat viele Vorteile, darunter

• Verbesserte Effizienz: Ein digitaler Zwilling bietet allen Beteiligten eine standardisierte digitale Darstellung eines Projektportfolios und des gesamten Ressourcenpools. Damit haben alle Projekt-Beteiligten die gleiche Information verfügbar. Unabhängig davon, ob und ggf welches Detailplanungs Werkzeug verwendet wird.
• Bessere Entscheidungsfindung: Ein digitaler Zwilling hilft den Beteiligten, bessere Entscheidungen zu treffen. Er stellt standardisierte Projekt- und Portfoliodaten sowie Simulationsfunktionen zur Verfügung stellt. So lässt sich zum Beispiel das Portfolioszenario mit den besten KPIs in Bezug auf Rentabilität, Liquidität oder Ressourcennutzung finden.
• Empowerment: Ein digitaler Zwilling erleichtert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und Interessengruppen. Durch die Bereitstellung einer standardisierten digitalen Projekt- und Portfoliodarstellung haben Stakeholder, Projektmanager und Team immer dieselbe Information. Dies stärkt die Mitarbeiter auf allen Hierarchieebenen und erleichtert es, Korrekturmaßnahmen zum frühestmöglichen Zeitpunkt zu ergreifen. Dadurch werden viele Fehlerkosten vermieden und die Zahl der Eskalationen durch das Topmanagement um eine Größenordnung reduziert.
• Geringere Kosten und beschleunigte Prozesse: Digitale Assistenten übernehmen zeitraubende, mühsame und fehleranfällige Aufgaben wie z.B
  • Berichtserstellung und -aktualisierung
  • Prozesskonforme Projekterstellung
  • Vorschläge für den Start neuer Projekte, ohne dass es zu Ressourcenkonflikten kommt
  • Vorschläge für die Besetzung eines Projektteams mit den richtigen Fähigkeiten und freien Kapazitäten

Insgesamt bietet ein digitaler Zwilling allen Beteiligten eine standardisierte Sicht auf ein Projektportfolio und den Ressourcenpool, so dass sie fundiertere Entscheidungen treffen, effektiver zusammenarbeiten und letztlich bessere Projektergebnisse erzielen können.