Datenschutzhinweise für die Nutzung der VISBO Project Center Services

VISBO bietet ihren Kunden die webbasierten VISBO Project Center Services für Visualisierung, Analyse und Optimierung von Porjekten und Portfolios (nachfolgend: “Services”) an.

Kunden können Nutzern Zugangsberechtigungen zu den Services einräumen, die diesen deren Inanspruchnahme ermöglichen (nachfolgend: “Nutzer”). VISBO wird dabei in der Regel als Auftragsdatenverarbeiter für den Kunden tätig. Die nachfolgenden Datenschutzhinweise sollen den Umgang von VISBO mit den personenbezogenen Daten der Nutzer (nachfolgend: “Daten”) im Rahmen der Services erläutern. VISBO behält sich vor, den Inhalt dieser Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anzupassen. Es empfiehlt sich daher, die Datenschutzerklärung in regelmäßigen Abständen erneut zur Kenntnis zu nehmen.

1. Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person, Art. 4 Nr. 1 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Darunter fallen bspw. der Name, die Adresse, die Telefonnummer, Verbindungs-, Zugriffs-, Änderungsdaten, Kommunikationsinhalte oder auch individualisierte Suchoptionen und -parameter für Inhalte des Datenraums.

2. Verarbeitung und Nutzung der Daten

2.1. VISBO beachtet bei der Verarbeitung und Nutzung der Daten die Anforderungen der DSGVO und die deutschen gesetzlichen Vorschriften, insbesondere das Bundesdatenschutzgesetz (“BDSG-neu”) und das Telemediengesetz (“TMG”). Die Verarbeitung und Nutzung erfolgt entweder mit Einwilligung des Nutzers oder auf Grundlage einer Rechtsvorschrift, die die Verarbeitung oder Nutzung erlaubt. Es werden nur solche Daten verarbeitet oder genutzt, die für die Durchführung der Services erforderlich sind oder Daten, die freiwillig mitgeteilt werden.

2.2. Die Verarbeitung und Nutzung der Daten erfolgt im jeweils erforderlichen Umfang zur Erfüllung des zwischen dem Kunden und VISBO bestehenden rechtsgeschäftlichen Schuldverhältnisses und der daraus resultierenden Leistungen im Rahmen der Nutzung des Services. Insbesondere erfolgt die Verarbeitung und Nutzung der Daten im jeweils erforderlichen Umfang für folgende Zwecke:

Visualisierung, Analyse und Optimierung:

• Speicherung, Anzeige, Bearbeitung, Löschung, Freigabe und Verwaltung von Projekt-Informationen in dem von VISBO zur Verfügung gestellten VISBO Project Center;
• Protokollierung der Nutzeraktivitäten, bspw. Erstellung, Ansicht oder Veränderung von Informationen eines Projektes, in einem Audittrail;
• Erstellung von Statistiken, Auswertungen und Berichte über das VISBO Project Center, die Nutzung und die laufenden Projekte;

Organisation & Kommunikation:

• Erhebung, Speicherung und Verarbeitung von Daten der Nutzer bei Inanspruchnahme der Services;
• Aktualisierung von Powerpoint Reports mit den im VISBO Project Center liegenden Projekt-Informationen

Sicherheitsmaßnahmen:

• Schutz vertraulicher Informationen mittels Durchführung von Authentisierungsmaßnahmen, basierend auf Einmalschlüsseln, die per E-Mail an die Nutzer versendet werden;
• Verwaltung des Berechtigungssystems;
• Erhebung der IP-Adresse zur Gewährleistung eines effektiven Zugriffsschutzes; IP-Adressen sind Nummernfolgen, die zur Adressierung der Datenpakete im Internet dienen. Im Falle einer Missbrauchsanzeige wird die IP-Adresse des beanstandeten Pseudonyms einmalig beim ersten Login nach der Missbrauchsanzeige gespeichert und bei einem entsprechenden Gerichtsbeschluss zusammen mit den übrigen personenbezogenen Daten an die zuständigen Strafverfolgungsbehörden weitergeleitet. Sollte sich die Missbrauchsanzeige als unbegründet erweisen, wird die gespeicherte IP-Adresse unverzüglich wieder gelöscht;

Zusätzliche Datenerfassung der App-Nutzung:

Zusätzlich zu der in diesen Datenschutzhinweisen beschriebenen Verarbeitung und Nutzung von Daten, erfolgt bei der Nutzung der Services zusätzlich folgende Datenerfassung:

• Erhebung des Betriebssystem und der App.-Version des Benutzers;

3. Übermittlung der Daten

VISBO gibt die Daten nur mit der Einwilligung des Nutzers oder auf dessen eigene Veranlassung an Dritte weiter. Daneben kann eine Übermittlung auf Weisung des Kunden erfolgen oder wenn sie gesetzlich vorgeschrieben bzw. gesetzlich zulässig ist. Dies kann bspw. bei dem Einsatz von Subunternehmen, die im Auftrag von VISBO tätig werden, der Fall sein. Übermittlungen von Daten an staatliche Einrichtungen und Behörden erfolgen nur im Rahmen zwingender nationaler Rechtsvorschriften.

4. Cookies

4.1. VISBO verwendet Cookies, um während der Nutzung der Services die Nutzer erkennen zu können und um technische Daten für das korrekte Funktionieren einzelner Angebote auf dem Computer des Nutzers zu speichern. Ein Cookie ist eine Textdatei, die auf dem Computer des Nutzers gespeichert wird und die eine Analyse der Nutzung der Website ermöglicht. VISBO speichert mittels dieses Cookies lediglich eine jeweils zufällige Sitzungs- und Seriennummer über den Besuch.

4.2. Der Nutzer kann die Verwendung von Cookies in seinem Browser sperren. Dies kann die Funktionalitäten der Services beeinträchtigen.

5. Datenaufbewahrung

Die Daten werden nur solange gespeichert, wie dies für die Erbringung der Services erforderlich ist bzw. VISBO oder der Kunde gesetzlich oder rechtlich zur Aufbewahrung verpflichtet sind.

6. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Sofern wir eine Einwilligung für die Verarbeitung von Daten einholen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zur Erfüllung eines Vertrages (z.B. Vertrag zur Nutzung der VISBO Services) erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Unterliegt die VISBO einer rechtlichen Verpflichtung, die eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich macht, wie beispielsweise zur Erfüllung steuerlicher oder sozialversicherungsrechtlicher Pflichten, ist rechtliche Grundlage der Verarbeitung Art. 6 Abs. 1  lit. c DSGVO.

7. Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung

Der Nutzer kann sich für Auskünfte, Fragen, Beschwerden oder Anregungen unter folgender Adresse an VISBO wenden: dataprotection@visbo.de

8. Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:

siehe Impressum

9. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten für VISBO GmbH, Deutschland

Thomas Koytek, Kurt Koch Str 4a, 83607 Holzkirchen

Tel.: +49 171 1487097

dataprotection@visbo.de

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