Anleitung fuer den Schnellstart im Ressourcen- und Portfolio Management

Mit VISBO bekommen Sie innerhalb kürzester Zeit Übersicht über ihr Projekt-Portfolio- und die entsprechende Ressourcen Auslastung.

Voraussetzungen? Keine.

So gehen Sie vor:

Schritt 1) Ermitteln der Gesamt-Kapazität 

Ermitteln Sie die Gesamt-Kapazität für Projekt-Arbeit. Bitten Sie Ihre Abteilungsleiter um eine Aufstellung, welche Personen in der Abteilung grundsätzlich mit wieviel Kapazität  für Projekt-Arbeit zur Verfügung stehen.  Es reicht für den Anfang, wenn das auf Basis von Erfahrung und über Durchschnittswerte gemacht wird:  also z.B.

  • Person A aus der Entwicklung kann neben seinen Tätigkeiten aus der Linie bzw. dem Tagesgeschäft 80 Stunden pro Monat für Projekt-Arbeit aufbringen. Person A hat die Skills „Cyber-Security“ und “IT-Architektur”
  • Person B aus der Entwicklung kann neben seinen Tätigkeiten aus der Linie bzw. dem Tagesgeschäft 140 Stunden pro Monat für Projekt-Arbeit aufbringen. Person B hat die Skills „Backend Server Entwicklung“ und „Automatisiertes Testen“

Wenn Sie bereits ein HR-System zur Mitarbeiter- und Urlaubsverwaltung einsetzen, können wir diese Informationen über Schnittstellen in VISBO übertragen.

Andernfalls können Sie diese Informationen auch in ein von VISBO bereitgestelltes Excel Formular „Ressourcen Pool“ und einen Excel Urlaubskalender eintragen und anschließend in VISBO hochladen.

 

Schritt 2) Ermitteln der Projekt-Eckdaten 

Bitten Sie jeden Projektleiter, die Eckdaten seines Projekts bzw. seiner Projekte und Vorhaben zu beschreiben:

  • Projekt-Beginn und abgeschätztes Projekt-Ende
  • Abgeschätzter Ressourcen- und Skill-Bedarf in Stunden für das Gesamt-Projekt bzw. eine bestimmte Projekt-Phase
  • die wichtigsten Termine sowie die zu den Terminen erwarteten Ergebnisse
  • der ggf. erwartete Nutzen bzw. Umsatz in T €

Stellen Sie Ihren Projektleitern dazu ein standardisiertes Excel Formular bereit, das anschließend in die VISBO Cloud hochgeladen wird.

Sprechen Sie uns an – wir stellen Ihnen die Excel-Vorlagen für Schritt 1 und 2 gerne kostenfrei bereit.

 

Schritt 3) Visualisierung, Analyse, Optimierung

In VISBO können Sie jetzt alle aktuell laufenden Projekte des Portfolios und die Ressourcen-Auslastung visualisieren und analysieren. Wenn Sie Ressourcen-Engpässe feststellen, priorisieren Sie bitte. Optimieren Sie die Zusammensetzung des aktuellen Portfolios. Treffen Sie Entscheidungen, welche Vorhaben und Projekte zunächst pausiert werden und erst später wieder aufgenommen werden.

Vermeiden Sie unbedingt das Verlängern von Projekten und  „hauchdünne Verteilen von Kapazität über mehrere Projekte“. Das verursacht erhebliche Produktivitätsverluste. Produktivitätsverluste, die eintreten, weil  Arbeiten ständig unterbrochen und neu aufgenommen werden müssen.

Mit einer Priorisierung stellen Sie sicher, dass laufende Projekte schnellstmöglich abgeschlossen werden können und die nächsten Projekte aus der Pipeline gestartet bzw. wieder aufgenommen werden können. Das verkürzt Projektdauern massiv – und Sie schaffen mehr Projekte mit der gleichen Mannschaft.

 

Kurzer Eindruck

In diesem 2 Minuten Video bekommen Sie einen kurzen Eindruck von einem Schnell-Start im Ressourcen- und Portfolio Management. Link zum Video (durch Klick werden Sie auf Youtube weitergeleitet)

 

Wie geht es weiter?

Wir bieten eine Workshop Reihe an, mit der Sie über diesen Schnell-Start hinaus die Effizienz und Produktivität im Projekt Portfolio Management kontinuierlich steigern und so die Kluft zwischen Strategie und Umsetzung dauerhaft schließen können.

Das Besondere an dieser Workshop Reihe: Hier wird Theorie sofort in Ihre Praxis umgesetzt. Sie lernen pragmatische und einfache Prinzipien kennen. Sie wenden das Gelernte sofort auf Basis Ihrer Daten und Projekte an.

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