Anleitung fuer den Schnellstart im Ressourcen- und Portfolio Management

Mit VISBO bekommen Sie innerhalb kürzester Zeit Übersicht über ihr Projekt-Portfolio- und die entsprechende Ressourcen Auslastung.

Denn VISBO arbeitet mit Einschätzungen und Erfahrungswissen Ihrer Projektleiter – und nicht mit monströsen Detailplänen. VISBO ist ein System, das Mikromanagement per Design unterbindet.

Voraussetzungen? Keine. Excel reicht zunächst für den schnellen Start.

So gehen Sie vor:

Schritt 1) Ermitteln der Gesamt-Kapazität

Ermitteln Sie die Gesamt-Kapazität für Projekt-Arbeit. Bitten Sie Ihre Abteilungsleiter um eine Aufstellung, welche Personen in der Abteilung grundsätzlich mit wieviel Kapazität für Projekt-Arbeit zur Verfügung stehen. Es reicht für den Anfang, wenn das auf Basis von Erfahrung und über Durchschnittswerte gemacht wird: also z.B.

Person A aus der Entwicklung kann neben seinen Tätigkeiten aus der Linie bzw. dem Tagesgeschäft 80 Stunden pro Monat für Projekt-Arbeit aufbringen. Person A hat die Skills „Cyber-Security“ und “IT-Architektur”
Person B aus der Entwicklung kann neben seinen Tätigkeiten aus der Linie bzw. dem Tagesgeschäft 140 Stunden pro Monat für Projekt-Arbeit aufbringen. Person B hat die Skills „Backend Server Entwicklung“ und „Automatisiertes Testen“
…

Wenn Sie bereits ein HR-System zur Mitarbeiter- und Urlaubsverwaltung einsetzen, können wir diese Informationen über Schnittstellen in VISBO übertragen.

Andernfalls können Sie diese Informationen auch in ein von VISBO bereitgestelltes Excel Formular „Ressourcen Pool“ und einen Excel Urlaubskalender eintragen und anschließend in VISBO hochladen.

Schritt 2) Ermitteln der Projekt-Eckdaten

Bitten Sie jeden Projektleiter, die Eckdaten seines Projekts bzw. seiner Projekte und Vorhaben nach bestem Wissen und Gewissen abzuschätzen:

Projekt-Beginn und abgeschätztes Projekt-Ende
Abgeschätzter Ressourcen- und Skill-Bedarf in Stunden für das Gesamt-Projekt bzw. eine bestimmte Projekt-Phase
die wichtigsten Termine sowie die zu den Terminen erwarteten Ergebnisse
der ggf. erwartete Nutzen bzw. Umsatz in T €

Stellen Sie Ihren Projektleitern dazu ein standardisiertes Excel Formular bereit, das anschließend in die VISBO Cloud hochgeladen wird.

Wichtig: Es sollte explizit nicht nur eine technische Ableitung / Aggregation aus einem eventuell vorhandenen Detailplan sein, sondern soll die Überzeugung und persönliche Einschätzung des Projektleiters und Teams zu diesem Zeitpunkt wiedergeben.

Sprechen Sie uns an – wir stellen Ihnen die Excel-Vorlagen für Schritt 1 und 2 gerne kostenfrei bereit.

Schritt 3) Visualisierung, Analyse, Optimierung

In VISBO können Sie jetzt alle aktuell laufenden Projekte des Portfolios und die Ressourcen-Auslastung visualisieren und analysieren. Wenn Sie Ressourcen-Engpässe feststellen, priorisieren Sie bitte. Optimieren Sie die Zusammensetzung des aktuellen Portfolios. Treffen Sie Entscheidungen, welche Vorhaben und Projekte zunächst pausiert werden und erst später wieder aufgenommen werden.

Vermeiden Sie unbedingt das Verlängern von Projekten und „hauchdünne Verteilen von Kapazität über mehrere Projekte“. Das verursacht erhebliche Produktivitätsverluste. Produktivitätsverluste, die eintreten, weil Arbeiten ständig unterbrochen und neu aufgenommen werden müssen.

Mit einer Priorisierung stellen Sie sicher, dass laufende Projekte schnellstmöglich abgeschlossen werden können und die nächsten Projekte aus der Pipeline gestartet bzw. wieder aufgenommen werden können. Das verkürzt Projektdauern massiv – und Sie schaffen mehr Projekte mit der gleichen Mannschaft.

Kurzer Eindruck

In diesem 2 Minuten Video bekommen Sie einen kurzen Eindruck von einem Schnell-Start im Ressourcen- und Portfolio Management. Link zum Video (durch Klick werden Sie auf Youtube weitergeleitet)

Wie geht es weiter?

Wir bieten eine Workshop Reihe an, mit der Sie über diesen Schnell-Start hinaus die Effizienz und Produktivität im Projekt Portfolio Management kontinuierlich steigern und so Projekte schneller und erfolgreicher abschließen können. Sie lernen insbesondere, wie Sie die beiden Produktivitätskiller “Mikromanagement” und “zu-viele-Projekte-gleichzeitig” dauerhaft aus Ihrem Unternehmen fernhalten.

Das Besondere an dieser Workshop Reihe: Hier wird Theorie sofort in Ihre Praxis umgesetzt. Sie lernen pragmatische und einfache Prinzipien kennen. Sie wenden das Gelernte sofort auf Basis Ihrer Daten und Projekte an.

5 Workshops in 4 Wochen – in den Räumlichkeiten Ihres Unternehmens: hier gibt es mehr Informationen zu Zielen, Voraussetzungen und Ablauf der Workshop Reihe