Die Workshop-Reihe richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen mit wenigstens 50 Mitarbeitern und einer erheblichen Zahl von Projekten und Vorhaben.

Welche Unternehmen profitieren von dieser Workshop-Reihe?

Unternehmen, die einen oder mehrere dieser „Schmerzen“ haben

• Der Profit des Unternehmens ist zu niedrig oder gar negativ.
• Entscheidungen dauern zu lange. Dadurch gingen bereits mehrere lukrative Aufträge verloren.
• Man hat so viel vor – aber es geht so wenig voran.
• In der Vergangenheit hat man schon etliche “böse Projekt-Überraschungen” erlebt.
• Es ist nicht klar, welche Auswirkung das Starten neuer Projekte auf Auslastung, Profitabilität oder auch Liquidität haben wird.
• Mitarbeiter fühlen sich permanent überlastet. Die Fluktuation ist hoch.

Unternehmen, die in einem Umfeld hoher Änderungs-Dynamik agieren müssen

• Rahmenbedingungen und Anforderungen verändern sich häufig. Damit verschieben sich Termine und/oder es wird mehr Kapazität benötigt.
• Priorisierungen verändern sich.
• Jeden Monat kommen viele Kunden-Anfragen und interne Projekt-Ideen, die entschieden werden müssen.

Welchen Lösungs-Beitrag liefert die Workshop-Reihe?

• Wir zeigen auf, warum die klassischen Projekt-Management Methoden und Werkzeuge inzwischen oft kontraproduktiv sind.
• Sie lernen stattdessen eine Vorgehensweise und Lösung kennen, um die beiden Produktivitäts-Killer “Mikromanagement” und “zu-viele-Projekte-gleichzeitig” zu stoppen. Dadurch können Projekte um Größenordnungen schneller und erfolgreicher abgeschloßen werden. So steigt Gewinn und Innovationskraft.
• Die Geschäftsführung erfährt, wie sie den Change jetzt starten und was sie tun kann, damit sich dieser Change kontinuierlich weiter verstärken wird.

Was werden die Ergebnisse der Workshop-Reihe sein?

Die Teilnehmer

• haben die Prinzipien und Erfolgsfaktoren kennengelernt, um mit weniger Aufwand bessere Ergebnisse zu erzielen.
• verstehen die Bedeutung und Wirksamkeit, die sie selber in diesem Prozess haben.
• haben jetzt einen Überblick über die laufenden und geplanten Vorhaben in ihrem Unternehmen bzw. Bereich.
• bekommen eine konkrete Vorstellung zum Nutzen, der für ihr Unternehmen / Bereich zu erwarten ist.

Ablauf Workshop Reihe Execution-Excellence

Es werden 5 halb-tägige Workshops mit einer Dauer von ca 3-4 Std pro Workshop durchgeführt. Die Workshops finden in den Räumlichkeiten des  Unternehmens statt.

Wir empfehlen, die Workshops relativ kurz aufeinander folgen zu lassen und z.B. über einen Zeitraum von vier Wochen durchzuführen.

Die konkreten Termine werden individuelle mit dem Unternehmen abgestimmt.

Workshop 1: Ziel, Prinzipien, Erfolgsfaktoren und Nutzen

Teilnehmer: Geschäftsführung, ausgewählte Vertreter Abteilungsleiter, Projektleiter

• Warum sind diese beiden Produktivitätskiller “Mikromanagement” und “zu-viele-Projekte-gleichzeitig” so gefährlich?
• Die 6 Prinzipien, um die Produktivitätskiller dauerhaft zu stoppen und Projekte in Zukunft messbar schneller und erfolgreicher abzuschließen.
• Wie kann ein sich selbst verstärkender Change-Prozess gestartet werden?

Workshop 2: Übersicht über Ihre Projekte schaffen

Teilnehmer: Projektleiter, zeitweise Vertreter aus HR und Abteilungsleiter

• Erfassung und Upload des Ressourcen-Pools : interne und externe Mitarbeiter, Urlaub, sonstige Fehlzeiten und externe Rahmenverträge
• Erfassung und Upload der durch die Projektleiter abgeschätzten Eckdaten aller Projekte und Vorhaben
• Projekt-Team Allokation: wer arbeitet in welchem Projekt?
• Visualisierung und Analyse der automatisch berechneten Kennzahlen

Workshop 3: Den Prozess nachhaltig im Unternehmen verankern.

Teilnehmer:  ausgewählte Vertreter aller Rollen

• Wie stoppt man die beiden Produktivitätskiller “Mikromanagement” und “zu-viele-Projekte-gleichzeitig” ?
• Was bedeutet das für die Geschäftsleitung? Was für das mittlere Management? Was für die Mitarbeiter?
• Wir besprechen dabei insbesondere auch, was in Zukunft NICHT mehr gemacht werden sollte. Welche heute oft üblichen, selten hinterfragten Tätigkeiten können weggelassen werden, damit es besser wird?
• Wie wird ein Change gestartet, der sich kontinuierlich selbst verstärkt?

Workshop 4 – Der Business Case

Teilnehmer:  ausgewählte Vertreter aller Rollen

• Welche Nutzen-Potentiale können mit dieser Vorgehensweise realisiert werden?
• Wie kann man die Nutzen-Potentiale messen und ggf. monetär bewerten ?
• Welche Ziele setzen sich die Teilnehmer ?
• Was sind die zukünftigen zu erwartenden Kosten für Software und begleitendes Coaching. Mit welchem internen Aufwand muss das Unternehmen rechnen ?

Workshop 5 – Management Review, Lessons Learned und Entscheidung

Teilnehmer: Management, ausgewählte Vertreter anderer Rollen

• Retrospektive: wie zufrieden ist man mit den in vier Wochen erreichten Ergebnissen? Welche Erkenntnisse hat man gewonnen?
• Die zu erwartende Kosten-/Nutzen-Roadmap der nächsten 12 Monate
• Entscheidung Continue oder Stopp 

Welche Voraussetzungen sollten Unternehmen erfüllen?

 IT- Voraussetzungen

• Es gibt für den Start keine Voraussetzungen – ausser Microsoft Windows, Excel und Powerpoint.
• In der Workshop Reihe wird die VISBO Cloud Software bereitgestellt. Die initiale Datenbefüllung erfolgt auf Grundlage von Excel. Danach wird online mit VISBO weiter gearbeitet.

Projekt- und Portfolio-Management Kenntnisse

• Projekt- und Portfolio Management Kenntnisse werden nicht vorausgesetzt. Wichtiger sind Knowhow und Kenntnis im Kerngeschäfts des Unternehmens
• In der Workshop Reihe wird ein elementares Projekt-Verständnis auf dieser Grundlage vermittelt:
  • die Ziele des Projektes sind <..>
  • das Projekt soll bis spätestens <…> abgeschlossen sein
  • die wichtigsten Meilenstein Termine sind < .. >
  • wir schätzen den Personal Aufwand ab auf < .. Personen-Tage >
  • wir schätzen die sonstigen Kosten auf < .. T€ >
  • wir erwarten uns von diesem Vorhaben bzw. Projekt Einsparungen bzw. Umsatz in Höhe von <… T€ >

Was sind die Kosten und enthaltenen Leistungen?

Die Kosten für die 5-Workshops-in-4-Wochen betragen pauschal 9.900 €.

Die Workshops finden in den Räumlichkeiten Ihres Unternehmens statt. Die Anzahl der Teilnehmer ist nicht begrenzt. Für eine möglichst effiziente Durchführung empfehlen wir pro Workshop nicht mehr als 20 Teilnehmer.

Folgende Leistungen sind im Pauschal-Preis enthalten:

• Vorbereitung, Durchführung, Moderation und Nacharbeitung der Workshops
• Anleitung und Unterstützung zur Erstellung des Business Case und der Kosten-/Nutzen Roadmap
• Nutzung VISBO Software für die Zeit der Workshop Reihe
• Nutzung der VISBO elearning Plattform inkl aller dort enthaltenen Formulare und Checklisten
• 9-to-5 VISBO Support und Fragen per Email, Telefon, Teams- oder Zoom-Websession