5 Workshops, um mehr Vorhaben erfolgreich abzuschliessen

Die Workshop-Reihe richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen mit wenigstens 50 Mitarbeitern und einer erheblichen Zahl von Projekten und Vorhaben.

Welche Unternehmen profitieren von dieser Workshop-Reihe?

Unternehmen, die einen oder mehrere dieser „Schmerzen“ haben

  • Man hat so viel vor – aber es geht “gefühlt” so wenig voran.
  • Kein Überblick über die bereits gestarteten Vorhaben und Projekte
  • Mitarbeiter fühlen sich völlig überlastet
  • Entscheidungen dauern entweder sehr lange oder werden aus “dem Bauch heraus” getroffen

 

Unternehmen, die in einem Umfeld hoher Änderungs-Dynamik agieren müssen

  • Jeden Monat kommen etliche neue Kunden-Anfragen und interne Projekt-Ideen  dazu
  • die ursprüngliche Planung stellt sich als zu optimistisch heraus: Termine verschieben sich und es wird mehr Kapazität benötigt
  • Priorisierungen verändern sich

 

Welchen Lösungs-Beitrag liefert die Workshop-Reihe?

  • Die Workshops vermitteln die Prinzipien und Erfolgsfaktoren, um die Schmerzen zu beheben. Siehe dazu das “Execution-Excellence-Manifest
  • Die Teilnehmer erstellen, visualisieren und analysieren während des Workshops all Ihre Vorhaben und Team-Zuordnungen. Dazu stellen wir eine geeignete Cloud Software bereit.
  • Die Teilnehmer lernen einen schlanken Prozess kennen, um Übersicht und schnelle Entscheidungsfähigkeit dauerhaft zu behalten.

 

Was werden die Ergebnisse der Workshop-Reihe sein?

Die Teilnehmer

  • bekommen einen ersten Überblick über alle laufenden und geplanten Vorhaben
  • lernen einen pragmatischen Prozess und ihre Aufgabe darin kennen
  • verstehen die Bedeutung und Wirksamkeit, die sie selber in diesem Prozess haben.
  • verstehen die Nutzen-Potentiale und sie lernen, den Nutzen konkret zu messen.

 

Ablauf Workshop Reihe Execution-Excellence

Es werden 5 halb-tägige Workshops mit einer Dauer von ca 3 Std pro Workshop durchgeführt. Die Workshops finden in den Räumlichkeiten des  Unternehmens statt.

Wir empfehlen, die Workshops relativ kurz zu takten und z.B. über einen Zeitraum von vier Wochen durchzuführen; Die konkreten Termine werden mit dem Unternehmen individuell abgestimmt.

 

Workshop 1: Ziel, Prinzipien, Erfolgsfaktoren und Nutzen

Teilnehmer: Geschäftsführung, ausgewählte Vertreter Abteilungsleiter, Projektleiter

  • Ausgangs-Situation, Ziel und Nutzen
  • Die 6 Prinzipien
  • Die 3 „falschen Wahrheiten“
  • Die Bedeutung der “Partitur”: jeder hat nur wenig Aufgaben, aber die Synchronisierung muss stimmen.

Workshop 2: Übersicht über Ihre Projekte schaffen

Teilnehmer: Projektleiter, zeitweise Vertreter aus HR und Abteilungsleiter

  • Erfassung und Upload des Ressourcen-Pools : interne und externe Mitarbeiter, Urlaub, sonstige Fehlzeiten und externe Rahmenverträge
  • Erfassung und Upload der Eckdaten aller Projekte und Vorhaben
  • Team – Projekt Allokation: wer arbeitet in welchem Projekt?
  • Visualisierung und Analyse der automatisch berechneten Kennzahlen

Workshop 3: Den Prozess nachhaltig im Unternehmen verankern.

Teilnehmer:  ausgewählte Vertreter aller Rollen

  • die “Partitur”: wer hat welche Aufgaben, wann und wie häufig müsen die wahrgenommen werden
  • Aktualisierung Kapazität:  “welche Mitarbeiter haben das Unternehmen verlassen, sind neu dazu gekommen, Berücksichtigung Urlaub”
  • Aktualisierung und Überprüfung Projekt-Eckdaten
  • Aktualisierung und Überprüfung Portfolio
  • Vorbereitung Entscheidungs-Vorlagen für den Steuerkreis

Workshop 4 – Der Business Case

Teilnehmer:  ausgewählte Vertreter aller Rollen

  • Welche Nutzen-Potentiale können realisiert werden?
  • Wie kann man die Nutzenpotentiale messen und ggf. monetär bewerten ?
  • Welche Ziele setzen sich die Teilnehmer ?
  • Was sind die zukünftigen zu erwartenden Kosten für Software und Coaching. Mit welchem internen Aufwand muss das Unternehmen rechnen ?

Workshop 5 – Management Review, Lessons Learned und weitere Vorgehensweise

Teilnehmer: Management, ausgewählte Vertreter anderer Rollen

  • Retrospektive: wie zufrieden ist man mit den bisher erreichten Ergebnissen?
  • Was sind die nöchsten konkreten Schritte und Erwartungen?

 

Welche Voraussetzungen sollten Unternehmen erfüllen?

 IT- Voraussetzungen

  • Es gibt für den Start keine Voraussetzungen – ausser Microsoft Windows, Excel und Powerpoint.
  • In der Workshop Reihe wird die VISBO Cloud Software bereitgestellt. Die initiale Datenbefüllung erfolgt auf Grundlage von Excel. Danach kann online mit VISBO weiter gearbeitet werden.

 

Projekt- und Portfolio-Management Kenntnisse

  • Vorkenntnisse sind hilfreich, werden aber nicht vorausgesetzt.
  • In der Workshop Reihe wird ein elementares Projekt-Verständnis auf dieser Grundlage vermittelt:
    • die Ziele des Projektes sind <..>
    • das Projekt soll bis spätestens <…> abgeschlossen sein
    • die wichtigsten Meilenstein Termine sind < .. >
    • wir benötigen Personal Aufwand in Höhe von < .. PT >
    • wir schätzen die sonstigen Kosten auf < .. T€ >
    • wir erwarten uns von diesem Vorhaben bzw. Projekt einen Nutzen bzw. Umsatz in Höhe von <… T€ >

 

Was sind die Kosten und enthaltenen Leistungen?

Die Kosten für die Durchführung und Moderation der Workshops betragen pauschal 9.900 €.
Die Anzahl der Teilnehmer ist nicht begrenzt. Für eine möglichst effiziente Durchführung empfehlen wir pro Workshop nicht mehr als 20 Teilnehmer.

Folgende Leistungen sind im Pauschal-Preis Workshop Reihe Execution-Excellence enthalten:

  • Workshop Moderation und Training durch 1-2 Execution-Excellence Berater
  • Nutzung VISBO Software für die Zeit der Workshop Reihe
  • Nutzung der VISBO elearning Plattform inkl aller dort enthaltenen Formulare, Checklisten und Upload Vorlagen für Ressourcen-Pool und Projekt-Steckbriefe
  • Online Support und Fragen per Email, Telefon, Teams- oder Zoom-Websession
  • Leitfaden und Excel Vorlage zur Berechnung des Business Case

Contact us to learn more!