ist es interessant für Sie, den Aufwand für Projekt-Reporting und Kommunikation um 50% und mehr zu reduzieren? Und gleichzeitig alle internen und externen Projektbeteiligten besser und aktueller denn je zu informieren? 
Mit der VISBO Lösung können für jeden Projektbeteiligten personalisierte interaktive Berichte erstellt werden. Berichte, die sich selbst mit der Projekt Datenbank synchronisieren und damit immer auf dem aktuellen Stand sind. 

Die Ausgangs-Situation

Projekt- & Portfolio Reports werden oft in Microsoft Powerpoint oder Adobe PDF erstellt.

Ein Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass die Information in plakativen Charts und Grafiken dargestellt werden kann. Der vielleicht größte Vorteil ist,  dass so gut wie jeder Powerpoint oder PDF öffnen und lesen kann. Er braucht dafür weder teure Lizenzen noch Training.

Ein großer Nachteil ist allerdings, dass diese Reports sehr statisch sind und auch nur sehr wenig Information vermitteln können. Und der größte Nachteil ist, dass der Report Nutzer eigentlich nie weiß, ob die Information noch aktuell oder bereits veraltet ist.

Deshalb wird oft alternativ versucht, allen Projekt-Beteiligten den Zugang zum Planungs-System zu geben. Ein Ansatz, der ebenfalls schnell zu Ernüchterung führt. Denn das wird richtig teuer: jeder benötigt eine Lizenz und Training für das Software Werkzeug. So richtig kompliziert wird das, wenn ein Berechtigungs-System benötigt wird, weil nicht jeder, der Zugang zum System hat, auch alle Daten sehen soll.

Teufel oder Beelzebub – geht es denn nicht auch anders ? Wir denken schon. Die VISBO hat eine Lösung entwickelt, die das Beste aus beiden Welten kombiniert und gleichzeitig die Nachteile vermeidet.

Die VISBO Lösung

Wir übersetzen die Termin- und Projektpläne aus verschiedenen Planungs-Systemen und Dateien in ein neutrales Format und speichern es – mit Zeitstempel versehen – in einer Cloud Datenbank. Aus diesen Daten können wir dann „intelligente“ Einzelprojekt- und Multiprojekt-Berichte in Powerpoint erzeugen.

Intelligent deshalb, weil der Anwender sich weitere Detail-Information zu einzelnen Komponenten wie Charts, Symbolen, Meilensteinen oder Vorgängen zeigen lassen kann. Z.B lässt sich erfragen, was denn die erwarteten Lieferumfänge zu einem bestimmten Meilenstein sind, oder wer dafür verantwortlich ist. Der Nutzer kann umgekehrt auch fragen, wann denn ein bestimmtes Ergebnis, ein bestimmter Lieferumfang vorliegen wird.

Intelligent aber auch deshalb, weil sich der Report auf Knopfdruck mit der Datenbank synchronisieren kann. Wenn vom Projektleiter mittlerweile ein neuer Planungs-Stand in der Datenbank publiziert wurde, dann aktualisiert sich der Report auf Knopfdruck selber !

Der Nutzen für den Report Ersteller

Sein Aufwand für Report Erstellung und Aktualisierung reduziert sich massiv: Der Report Ersteller macht jeden Report nur noch ein einziges Mal. Und weil er sie nur noch ein einziges Mal machen muss, kann er sich jetzt auch die Zeit nehmen, die Reports individuell auf die einzelnen Report Empfänger abzustimmen.

Wenn es dann später Änderungen im Projektplan gibt, dann publiziert er den Plan in der Datenbank. Und fertig !

Er muss jetzt nicht mehr alle verschiedenen Reports, die er irgendwann erstellt hat, aktualisieren oder gar neu erstellen. Denn alle bereits verteilten Reports synchronisieren sich jetzt auf Knopfdruck mit dem aktuellen Stand in der Datenbank. Eine beispielhafte Berechnung des Nutzens finden Sie hier.

Der Nutzen für den Report Empfänger

Er bekommt jetzt einen personalisierten interaktiven Report, der immer in der gleichen Form und immer aktuell ist. Er benötigt dafür weder zusätzliche Lizenzen noch zusätzliches Training. Denn Powerpoint hat heute so gut wie jeder.

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