Die Situation & Herausforderung

In den meisten Firmen kommen auf einen „Planer“ ca. 20, 50 oder gar mehr „Konsumenten“, die Informationen aus diesem Plan benötigen.

Da ist z.B. der Manager, der auf einer Seite Informationen zu Time, Cost, Quality haben möchte. Da gibt es Zulieferer, die einen Überblick über die Termine von wichtigen Meilensteinen inklusive der erwarteten Lieferumfänge benötigen. Und dann gibt es viele Projekt-Beteiligte, die eine aktuelle Termin-Übersicht über die wichtigsten Phasen und Meilensteine des Gesamtprojektes brauchen.

Längst nicht alle haben jedoch Zugriff auf die verwendete PM-Software – und wenn der Zugriff gegeben ist, wissen sie oft nicht wie sie an die Information kommen.  Zudem wird mit unterschiedlichsten Tools wie Excel, MS Project, Oracle, SAP etc. gearbeitet.

Deshalb ist es meist die Aufgabe des Projekt-Managers oder eines zentralen Projekt-Management Offices, die verschiedenen Zielgruppen regelmäßig mit PDF- oder Powerpoint Reports zu versorgen.

In einer Welt, die zunehmend von VUCA : Volatility, Uncertainty, Complexity and Ambigousity geprägt ist, kommt es jedoch sehr häufig zu Änderungen in Terminen, Lieferumfängen und Verantwortlichkeiten. Und das verursacht jetzt einen immensen Aufwand, alle Stakeholder und Beteiligten stets mit aktueller Information zu versorgen.

Der VISBO Lösungs-Ansatz: Lean Reporting

VISBO Software erstellt aus Ihren Termin- und Projektplänen zielgruppen-spezifische, “intelligente” Powerpoint Reports.

Intelligent deshalb, weil sich die Powerpoint Reports mit dem VISBO Server und der Datenbank synchronisieren können. So können alle Plan-Änderungen in den bereits verteilten Powerpoint Reports dargestellt werden, ohne den Report neu erstellen zu müssen.  Das heisst, ein einmal erstellter VISBO Powerpoint Report kann auf Knopfdruck immer aktualisiert werden.

Und wie rechnet sich das jetzt ?

Wir wollen das anhand eines Beispiels aufzeigen.

Angenommen, eine Firma hat ca. 80 laufende Projekte in ihrem Portfolio. Der Kommunikationsplan sieht vor, dass folgende Projekt-Stakeholder mindestens einmal im Monat mit aktueller Information bedient werden:

  • der interne Projekt-Auftraggeber mit einer Übersicht zu Projekt-Status und den wichtigsten Meilensteinen, Lieferumfängen und Kosten-Entwicklung
  • das interne Team mit einer Übersicht, in der alle Prozessketten inklusive ihrer jeweils wichtigsten Meilensteine und Tasks dargestellt werden.
  • jeder Zulieferer (im Schnitt 3) mit den für ihn relevanten Meilensteinen und von ihm erwarteten Lieferumfängen

Des weiteren soll das Management der Firma  einmal pro Monat folgende Übersicht über das Gesamt-Portfolio bekommen:

  • eine Roadmap ausgewählter Phasen und Meilensteine über alle Projekte des Portfolios
  • eine Ressourcen Engpass Analyse über alle Projekte des Portfolios
  • eine Veränderungs-Analyse: welche Projekte des Portfolios haben sich – im Vergleich zum letzten Stand – in wichtigen Kennzahlen wie Ressourcenbedarf, Zeit, … verändert ?

Das heisst, es geht um diese Menge an Reports:

  • 400 Einzelprojekt-Reports  (80 Projekte * 5 versch. Berichtsformate = 400 Reports)
  • 3 Portfolio Reports

Ohne VISBO Lean Reporting müssen diese Reports jeden Monat aufs Neue überprüft und aktualisiert werden. Wir nehmen an, dass dafür folgender Zeitaufwand nötig ist:

  • pro Einzelprojekt-Report: 1 Stunde
  • pro Portfolio Report: 4 Stunden

Bei einem zugrundegelegten internen Verrechnungssatz von 60 € / h liegen die Kosten für die Report Überprüfung und Aktualisierung  damit bei

60 € * (400 Reports * 1h + 3 Reports * 4h)  = 24.720 € pro Monat.

Die Kosten belaufen sich auf 296.640 € pro Jahr.

Mit  VISBO Lean Reporting entfällt der Überprüfungs- & Aktualisierungs-Aufwand komplett. Es fallen jetzt lediglich die jährlichen Nutzungsgebühren für die VISBO Software an.  Die Preise für die VISBO Software orientieren sich an der Anzahl Projekte und ihrer Komplexität (Anzahl Meilensteine, Tasks, Rollen).  Im genannten Beispiel kann – je nach Projekt-Komplexität – mit jährlichen Nutzungsgebühren in Höhe von 25.000 € – 55.000 € / Jahr gerechnet werden. Das heisst:

Die Einsparungen betragen mindestens  240.000 € pro Jahr.

 

VISBO Lean Reporting: Informieren sie alle Projektbeteiligten besser und aktueller denn je – und senken Sie gleichzeitig den Aufwand für Reporting und Kommunikationserstellung.

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